Kết luận thanh tra số 14: Phòng Công chứng số 1 tỉnh Bắc Ninh năm 2016

Từ ngày 04/10/2016 đến ngày 28/10/2016, Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra tại Phòng Công chứng số 1, làm việc với Trưởng phòng, các Công chứng viên, các cán bộ có liên quan và tiến hành kiểm tra, xác minh trực tiếp các nội dung thanh tra.

Xét Báo cáo kết quả thanh tra số 01/BC-ĐTTr ngày 10/11/2016 của Đoàn Thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp kết luận thanh tra hành chính Phòng Công chứng số 1 tỉnh Bắc Ninh năm 2016 với nội dung như sau:

1. Nhận xét:

- Ưu điểm:

Cùng với các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, Phòng Công chứng số 1 trong thời gian qua đã không ngừng được hoàn thiện về tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, giải quyết được một lượng lớn các vụ việc công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Trong quá trình hoạt động, Phòng đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được các Công chứng viên thực hiện đúng thẩm quyền, nội dung các hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật; việc công chứng, chứng thực được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của các cá nhân, tổ chức trên địa bàn tỉnh và phù hợp với quy định của pháp luật; Công tác lưu trữ hồ sơ đã được Phòng chú trọng; Phòng chấp hành tương đối tốt quy định của pháp luật về thu, chi phí công chứng, thù lao công chứng góp phần tích cực trong việc đưa hoạt động công chứng tại tỉnh Bắc Ninh đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu đổi mới của công tác cải cách thủ tục hành chính.

- Tồn tại, thiếu sót:

Mặc dù có những ưu điểm nêu trên, nhưng hoạt động của Phòng qua kết quả thanh tra vẫn còn tồn tại thiếu sót, vi phạm cả về công tác quản lý tài chính, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, việc thực hiện kết luận sau thanh tra cũng như công tác kiểm soát thủ tục hành chính.

2. Kết luận:

2.1. Về công tác quản lý tài chính:

- Việc trích lập các quỹ theo tỷ lệ chưa đúng với quy định, như: quỹ phúc lợi nhiều, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp quá ít;

-  Chứng từ kế toán không được sắp xếp theo thứ tự thời gian.

- Toàn bộ biên lai thu tiền phí, lệ phí của năm 2015 không đóng dấu của đơn vị thu tiền;

- Toàn bộ phiếu thu không kèm bảng kê chứng từ;

- Một số phiếu chi sửa chữa thiết bị chưa kèm báo giá.

2.2. Về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ:

- 02 Công chứng viên của Phòng chưa được mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định tại Điều 33 và Điều 37 Luật Công chứng năm 2014.

- Tại một số hồ sơ còn tình trạng người tham gia giao dịch sử dụng Chứng minh thư nhân dân quá hạn hoặc lưu bản sao Chứng minh thư nhân dân photo từ bản đã chứng thực.

- Rất nhiều hợp đồng thế chấp/ văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng thế chấp mà bên nhận thế chấp (đại diện các tổ chức tín dụng) không ký tên đầy đủ vào từng trang của hợp đồng theo quy định tại khoản 8 Điều 40; khoản 3 Điều 41 và Điều 48 của Luật Công chứng 2014.

- Một số hồ sơ lưu thiếu các loại giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ công chứng, vi phạm Điều 63 Luật Công chứng 2014.

2.3. Về trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác tiếp dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và thực hiện các quyết định, kết luận sau thanh tra:

Về cơ bản người đứng đầu Phòng Công chứng số 1 đã thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm cao, thể hiện tốt vai trò của mình trong công tác tiếp dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và thực hiện các quyết định, kết luận sau thanh tra. Tuy nhiên, trong thời điểm thanh tra, Phòng vẫn còn một số tồn tại như: chưa tổ chức thực hiện triệt để 02 kết luận thanh tra số 15/KL-TTR ngày 20/7/2012 của Thanh tra Bộ Tư pháp và số 13/KL-TTr.NV2 ngày 25/6/2015 của Thanh tra tỉnh Bắc Ninh.

2.4. Về việc thực hiện thủ tục hành chính tại đơn vị:

- Chưa thực hiện niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng đầy đủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07 tháng 02 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Chưa niêm yết địa chỉ phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về quy định hành chính đơn vị theo quy định.

Trên đây là Kết luận thanh tra hành chính năm 2016 tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Bắc Ninh./.