Cơ sở dữ liệu về cư trú

Ngày 29/6/2021, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều Luật Cư trú (dưới đây gọi tắt là Nghị định). Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/7/2021 và thay thế Nghị định số 31/2014/NĐ-CP ngày 18/4/2014 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú. Nghị định quy định cụ thể về Cơ sở dữ liệu cư trú.

Thứ nhất, về thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân

Thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân gồm:

1. Số hồ sơ cư trú.

2. Nơi thường trú, thời gian bắt đầu đến thường trú; lý do, thời điểm xóa đăng ký thường trú.

3. Nơi tạm trú, thời gian bắt đầu đến tạm trú, thời gian tạm trú; lý do, thời điểm xóa đăng ký tạm trú.

4. Tình trạng khai báo tạm vắng, thời gian tạm vắng.

5. Nơi ở hiện tại, thời gian bắt đầu đến nơi ở hiện tại.

6. Nơi lưu trú, thời gian lưu trú.

7. Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân của chủ hộ và các thành viên hộ gia đình.

8. Quan hệ với chủ hộ.

9. Số định danh cá nhân.

10. Họ, chữ đệm và tên khai sinh.

11. Ngày, tháng, năm sinh.

12. Giới tính.

13. Nơi đăng ký khai sinh.

14. Quê quán.

15. Dân tộc.

16. Tôn giáo.

17. Quốc tịch.

18. Tình trạng hôn nhân.

19. Nhóm máu, khi công dân yêu cầu cập nhật và xuất trình kết luận về xét nghiệm xác định nhóm máu của người đó.

20. Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân, quốc tịch của cha, mẹ, vợ, chồng hoặc người đại diện hợp pháp.

21. Ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích.

22. Số Chứng minh nhân dân, ngày, tháng, năm và nơi cấp Chứng minh nhân dân; số, ngày, tháng, năm và nơi cấp thẻ Căn cước công dân.

23. Họ, chữ đệm và tên gọi khác.

24. Nghề nghiệp (trừ lực lượng vũ trang nhân dân).

25. Tiền án.

26. Tiền sự.

27. Biện pháp ngăn chặn bị áp dụng.

28. Người giám hộ.

29. Thông tin liên lạc (số điện thoại, fax, mail, địa chỉ hòm thư).

30. Số, tên cơ quan, người có thẩm quyền ban hành, ngày, tháng, năm ban hành của văn bản cho nhập quốc tịch Việt Nam, cho thôi quốc tịch Việt Nam, tước quốc tịch Việt Nam, hủy bỏ quyết định cho nhập quốc tịch Việt Nam.

31. Số, ngày, tháng, năm, cơ quan ra quyết định truy nã.

32. Thông tin khác về công dân được tích hợp, chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu khác.

Thứ hai, về Hệ thống Cơ sở dữ liệu về cư trú

Một là, Hệ thống Cơ sở dữ liệu về cư trú do Bộ Công an quản lý, được kết nối thống nhất, đồng bộ đến Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện và Công an cấp xã.

Hai là, xây dựng Cơ sở dữ liệu về cư trú bao gồm các hoạt động:

- Bố trí mặt bằng, xây dựng các công trình, lắp đặt máy móc, thiết bị;

- Trang bị các trang thiết bị cần thiết;

- Nâng cấp hạ tầng mạng;

- Tổ chức cơ sở dữ liệu; xây dựng phần mềm quản lý, đăng ký cư trú;

- Thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu;

- Lưu trữ, sao lưu dự phòng, đồng bộ hệ thống, phục hồi dữ liệu; bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong Cơ sở dữ liệu;

- Đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu;

- Vận hành, hiệu chỉnh, bảo trì, bảo dưỡng Cơ sở dữ liệu;

- Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, nguồn thông tin, yêu cầu, thứ tự thu thập, cập nhật thông tin về công dân vào Cơ sở dữ liệu về cư trú

Một là, thông tin về công dân được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú từ các nguồn:

- Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước công dân, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu về cư trú;

- Giấy tờ, tài liệu, sổ sách về đăng ký, quản lý cư trú; tàng thư hồ sơ hộ khẩu, hồ sơ đăng ký, quản lý cư trú; tàng thư căn cước công dân; giấy tờ hộ tịch.

Hai là, việc thu thập, cập nhật thông tin về công dân vào Cơ sở dữ liệu về cư trú phải bảo đảm các yêu cầu:

- Các thông tin về công dân chỉ được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú khi được kiểm tra thông tin đó là chính xác;

- Trường hợp thông tin về công dân được thu thập, cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau mà không thống nhất về nội dung thông tin thì khi thu thập, cập nhật thông tin về công dân, công an cấp xã, Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã có trách nhiệm phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan có liên quan hoặc công dân để kiểm tra tính pháp lý của các thông tin đó và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trước khi thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú;

- Các thông tin về công dân đã được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú phải được lưu trữ đầy đủ, thể hiện được quá trình lịch sử các lần cập nhật, thay đổi, điều chỉnh.

Ba là, thông tin về công dân được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú theo thứ tự:

- Thông tin về công dân được thu thập, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu Căn cước công dân, Giấy tờ, tài liệu, sổ sách về đăng ký, quản lý cư trú; tàng thư hồ sơ hộ khẩu, hồ sơ đăng ký, quản lý cư trú; tàng thư căn cước công dân;

- Trường hợp các nguồn thu thập tại điểm a khoản này chưa có hoặc chưa đầy đủ thì thu thập, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Thứ tư, về cập nhật, chỉnh sửa thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu về cư trú

Một là, Công an cấp xã, Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã có trách nhiệm tổ chức cập nhật thông tin về cư trú của công dân đăng ký thường trú, tạm trú trên địa bàn quản lý vào Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Hai là, chỉnh sửa thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu về cư trú là việc điều chỉnh thông tin của công dân khi có sự thay đổi hoặc có sự sai sót trong quá trình thu thập, cập nhật, quản lý thông tin về công dân trong cơ sở dữ liệu.

Ba là, nguyên tắc chỉnh sửa thông tin về công dân:

- Chỉ chỉnh sửa thông tin về công dân khi phát hiện có sự thay đổi hoặc có sai sót trong quá trình thu thập, cập nhật, quản lý thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu về cư trú;

- Phải có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi thông tin về công dân có liên quan đến thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú;

- Chỉ người có thẩm quyền mới được cho phép chỉnh sửa thông tin về công dân.

Bốn là, Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin trước khi chỉnh sửa thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú quyết định việc chỉnh sửa thông tin về công dân trong cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về việc chỉnh sửa đó.

Thứ năm, kết nối, chia sẻ, cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú

- Cơ sở dữ liệu về cư trú được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu Căn cước công dân. Căn cứ theo số định danh cá nhân của công dân, các thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu về cư trú được chia sẻ cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư gồm: Nơi thường trú; Nơi tạm trú; Tình trạng khai báo tạm vắng; Nơi ở hiện tại; Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân của chủ hộ và các thành viên hộ gia đình; Quan hệ với chủ hộ.

- Cơ sở dữ liệu về cư trú được kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu khác do Bộ trưởng Bộ Công an quyết định trên cơ sở đề nghị của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu đó.

Cơ quan đề nghị kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu về cư trú có văn bản đề nghị gửi Bộ Công an, trong đó nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và phạm vi, mục đích, thông tin cần chia sẻ.

- Các trường hợp được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú:

+ Cơ quan tiến hành tố tụng được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú phục vụ hoạt động điều tra, truy tố, xét xử;

+ Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu cư trú để phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

+ Công dân được cung cấp, trao đổi thông tin của mình trong Cơ sở dữ liệu về cư trú;

+ Cơ quan, tổ chức và công dân không thuộc quy định trên có nhu cầu cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân khác phải được công dân đó đồng ý bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực và được Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã tại nơi công dân đó đăng ký thường trú hoặc tạm trú đồng ý cho phép cung cấp, trao đổi thông tin.

- Thủ tục cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú:

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 13 có nhu cầu cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú phải có văn bản đề nghị nêu rõ mục đích, nội dung thông tin cần cung cấp. Trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều 13 phải có thêm văn bản đồng ý có công chứng hoặc chứng thực của công dân được đề nghị cung cấp thông tin;

- Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã tại nơi công dân được đề nghị cung cấp thông tin đăng ký thường trú hoặc tạm trú xem xét, quyết định cho phép cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú. Trường hợp từ chối cung cấp thông tin thì phải trả lời bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân biết và nêu rõ lý do.

Thứ sáu, sử dụng, sao lưu, phục hồi dữ liệu về cư trú

Một là, việc sử dụng thông tin về công dân trong Cơ sở dữ liệu về cư trú phải bảo đảm bí mật nhà nước, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư của công dân. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin về cư trú của công dân để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao hoặc giải quyết thủ tục hành chính.

Hai là, sao lưu dữ liệu về cư trú là nhiệm vụ thường xuyên của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về cư trú để bảo đảm tính nguyên vẹn của dữ liệu cư trú trên hệ thống.

Ba là, phục hồi dữ liệu cư trú là quá trình khôi phục lại dữ liệu về thời điểm dữ liệu trước khi bị lỗi, hư hỏng hoặc điều chỉnh không đúng quy định. Dữ liệu cư trú được phục hồi khi dữ liệu bị phá hủy, tấn công mạng, truy nhập trái phép./.