Đăng ký hộ tịch trực tuyến, quản lý sổ hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch

Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (dưới đây gọi tắt là Nghị định). Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 15/9/2020, Nghị định quy định về đăng ký hộ tịch trực tuyến, quản lý sổ hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, theo đó:

Về tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

Thứ nhất, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

Thứ hai, sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

Thứ ba, ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết;

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch;

- Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật và nộp phí, lệ phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

Thứ tư, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây:

- Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

- Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;

- Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;

- Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.

Thứ năm, đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức quy định tại điểm d khoản 4 Điều 12. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Đối với các việc hộ tịch mà người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, bao gồm: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hồn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều 12 nhưng phải thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định trước khi nhận kết quả.

Trường hợp phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ không phải là giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã có bản sao điện tử giấy tờ hoặc đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì không phải nộp, xuất trình.

Thứ sáu, Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, cung cấp thông tin hộ tịch hoặc nguồn tra cứu thông tin hộ tịch của cá nhân, có giá trị như giấy tờ hộ tịch. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu.

Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

Một là, cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.

Hai là, cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của mình; cơ quan, tổ chức có yêu cầu khai thác nhiều thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.

Ba là, người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ Sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Về thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

- Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện thống kê số liệu đăng ký hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để phục vụ công tác quản lý.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp số liệu thống kê về đăng ký hộ tịch phục vụ hoạt động quản lý nhà nước thì gửi văn bản đến cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định.

Về quản lý sổ hộ tịch

Thứ nhất, Sổ hộ tịch được sử dụng cho các năm đăng ký tiếp theo cho đến khi hết sổ. Khi hết sổ mà chưa hết năm, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc khóa sổ theo quy định của khoản 3 Điều 11 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Thứ hai, trường hợp thực hiện việc đăng ký hộ tịch làm thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân không phải tại cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây thì sau khi thực hiện việc cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm gửi thông báo tới cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch trước đây để ghi chú nội dung thay đổi vào số hộ tịch tương ứng./.