I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Cơ sở chính trị, pháp lý

1.1. Kết luận số 155-KL/TW ngày 17/5/2025 của Bộ chính trị,B bí thư về sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính; Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Kết luận số 121-KL/TW ngày 24/01/2025 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII về tổng kết Nghị quyết số 18-NQ/TW xác định quan điểm, chủ trương của Đảng về phân cấp, phân quyền: (1) Đẩy mạnh phân cấp, phân quyền và phân định rõ giữa thẩm quyền chung của UBND và thẩm quyền riêng của chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp xã nhằm phát huy vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức các cấp (không để tình trạng đùn đẩy, né tránh và chậm trễ trong việc triển khai các nhiệm vụ, quyền hạn; gửi xin ý kiến tràn lan). (2) Rà soát, thực hiện phân cấp, phân quyền giữa các ngành, lĩnh vực có liên quan bảo đảm đồng bộ, tổng thể, liên thông, không bỏ sót hoặc chồng lấn, giao thoa nhiệm vụ;(3) Đẩy mạnh phân cấp cho chính quyền địa phương cấp xã theo năng lực và yêu cầu quản lý.

1.2. Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16/6/2025:
         - Điều 14, khoản 1 quy định: “… Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp mình thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được giao theo quy định của pháp luật trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền”.

         - Điều 14, Khoản 2 quy định:  (i) Việc ủy quyền phải thực hiện bằng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ủy quyền. Văn bản ủy quyền phải xác định cụ thể nội dung, phạm vi và thời hạn ủy quyền, cách thức thực hiện và các điều kiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn ủy quyền; (ii) Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận ủy quyền.

- Điều 14, khoản 8 quy định:“Công chức thuộc UBND cấp xã được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn và được giao ký thừa ủy quyền thì được sử dụng con dấu của UBND cấp xã.

HĐND cấp tỉnh quy định chi tiết phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã quy định tại khoản này”.

         1.3. Điều 21, khoản 1, điểm a Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15 quy định:“HĐND cấp tỉnh ban hành nghị quyết để quy định chi tiết điều, khoản, điểm và các nội dung khác được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên”.

1.4. Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 07/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

1.5. Căn cứ Nghị định số 120/2025/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.

Căn cứ quy định pháp luật nêu trên, việc HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn tỉnh là có cơ sở pháp lý.

2. Cơ sở thực tiễn

 2.1. Do khối lượng công việc ngày càng tăng ở cấp xã: UBND cấp xã là cấp quản lý trực tiếp, sát dân nhất, thường xuyên phải tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính, đơn thư, khiếu nại, kiến nghị của người dân, nhất là khi Chính quyền địa phương 02 cấp chính thức vận hành, có  rất nhiều nhiệm vụ, thẩm quyền của cấp huyện được chuyển giao cho cấp xã mới thực hiện và các nhiệm vụ mới theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15. Chủ tịch UBND cấp xã kiêm nhiệm nhiều vai trò: điều hành chung, chỉ đạo, xử lý công việc liên tục nên khó có thể trực tiếp giải quyết tất cả các nhiệm vụ hành chính chuyên môn.

2.2. Do nhu cầu cải cách hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục: Để bảo đảm giải quyết nhanh chóng các yêu cầu hành chính của tổ chức, cá nhân, việc ủy quyền cho công chức chuyên môn giúp: Giảm tải cho Chủ tịch UBND cấp xã; tăng hiệu quả xử lý hồ sơ hành chính; tránh tình trạng tồn đọng, chậm trễ trong quá trình giải quyết công việc, nhất là đối với các TTHC trong lĩnh vực chứng thực có thời gian xử lý trong ngày và lượng hồ sơ phát sinh lớn. Theo thống kê tại 99 xã, phường, từ ngày 01/7/2025 đến 15/8/2025 đã thực hiện tiếp nhận và xử lý 121.966 hồ sơ TTHC trong lĩnh vực tư pháp, trong đó số hồ sơ phát sinh trong lĩnh vực chứng thực là 102.026 chiếm 84% (cụ thể theo Biểu chi tiết kèm theo).

 2.3. Thực hiện Công văn số 4158/BTP-BTTP ngày 11/7/2025 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực, Sở Tư pháp đã tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Công văn số 412/UBND-NC ngày 18/7/2025 của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc thực hiện một số nội dung trong lĩnh vực chứng thực, theo đó hướng dẫn các địa phương thực hiện ủy quyền một số nhiệm vụ về công tác chứng thực cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp xã. Tuy nhiên, thực tế hiện nay Chánh Văn phòng HĐND &UBND, Trưởng các phòng chuyên môn, người đứng đầu Trung tâm PVHC công cấp xã là Phó Chủ tịch UBND, còn rất nhiều công việc phát sinh thường ngày phải giải quyết, không đủ thời gian cho công tác chứng thực.

  2.4. Năng lực chuyên môn của đội ngũ công chức cấp xã ngày càng được nâng cao: Phần lớn công chức cấp xã được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn, do đó, việc ủy quyền phù hợp với thực tiễn và phát huy vai trò, năng lực của đội ngũ công chức chuyên môn, tránh tình trạng hành chính hóa vai trò lãnh đạo. Qua rà soát, trước khi sáp nhập, toàn tỉnh có 575 công chức tư pháp, sau sáp nhập còn 270 người, trong đó: 220 người có trình độ Đại học Luật, 05 người có trình độ Trung cấp luật, 45 người có trình độ chuyên môn khác. Như vậy, trình độ chuyên môn của công chức tư pháp cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nếu được ủy quyền.

2.5. Theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, hiện nay UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện 09 loại việc chứng thực, trong đó, 90%/tổng số việc chứng thực tập trung vào 03 loại việc dự kiến ủy quyền cho công chức tư pháp, đó là: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

 2.6. Ngày 06/8/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành văn bản số 4800/BTP-BTTP về việc lấy ý kiến đối với dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của  Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, trong đó có nội dung sửa đổi về đối tượng thực hiện chứng thực, theo đó: “Người thực hiện chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền….”.

          Do đó, nhằm tạo cơ sở pháp lý để Chủ tịch UBND cấp xã căn cứ tình hình thực tiễn tại địa phương quyết định việc ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác chứng thực theo quy định tại khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, việc HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong công tác chứng thực là cần thiết, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với thực tế tại địa phương.

II. MỤC ĐÍCH BAN HÀNH, QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO VIỆC XÂY DỰNG DỰ THẢO NGHỊ QUYẾT

1. Mục đích ban hành văn bản

Nhằm tạo cơ sở pháp lý để Chủ tịch UBND cấp xã căn cứ tình hình thực tiễn tại địa phương quyết định việc ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác chứng thực theo quy định tại khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, qua đó tháo gỡ khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực chứng thực sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, đảm bảo công tác giải quyết các thủ tục hành chính thông suốt, không bị gián đoạn.

2. Quan điểm chỉ đạo việc xây dựng Dự thảo văn bản

Dự thảo văn bản được xây dựng đảm bảo phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành về phân cấp, ủy quyền, văn bản pháp luật có liên quan đến công tác chứng thực, tình hình thực tiễn của địa phương và đảm bảo quá trình xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo quy định pháp luật hiện hành.

III. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG DỰ THẢO NGHỊ QUYẾT

Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 149/STP-HCTP ngày 24/7/2025 về việc đề nghị báo cáo về ủy quyền chứng thực, trong đó đề nghị UBND các xã, phường cho ý kiến đối với dự thảo Nghị quyết; Công văn số 301/STP-HCTP[2] gửi các cơ quan liên quan là các Sở: Tài chính, Nội vụ, Khoa học và Công nghệ; UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh đề nghị tham gia ý kiến vào dự thảo Nghị quyết; đồng thời đề nghị Văn phòng UBND tỉnh đăng tải dự thảo Nghị quyết trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh và chủ động đăng tải dự thảo này trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

IV. BỐ CỤC VÀ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA DỰ THẢO NGHỊ QUYẾT

1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

a) Phạm vi điều chỉnh

Nghị quyết này quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền theo khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.

b) Đối tượng áp dụng

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

          - Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã có kinh nghiệm công tác, có năng lực phù hợp, khả năng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền chứng thực.

- Tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Bố cục dự thảo Nghị quyết

Dự thảo Nghị quyết gồm 3 Điều:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Điều 3. Phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền trong công tác chứng thực

Điều 4. Điều khoản thi hành

3. Nội dung cơ bản

-  Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: Nghị quyết này quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền theo khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

- Điều 2. Đối tượng áp dụng, gồm:

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

          + Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã có kinh nghiệm công tác, có năng lực phù hợp, khả năng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền chứng thực.

+ Tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Điều 3. Phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền trong công tác chứng thực:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

- Điều 4. Điều khoản thi hành

1. Nghị quyết này có hiệu lực kể từ ngày … tháng … năm 2025.

2. Giao Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện Nghị quyết này.

V. DỰ KIẾN NGUỒN LỰC, ĐIỀU KIỆN BẢO ĐẢM CHO VIỆC THI HÀNH VĂN BẢN VÀ THỜI GIAN TRÌNH THÔNG QUA

Dự thảo Nghị quyết không phát sinh các yêu cầu điều kiện về tài chính để tổ chức thực thi văn bản sau khi được ban hành. Hiện nay, phần lớn công chức cấp xã được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn; do đó khi được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ trong công tác chứng thực sẽ đáp ứng yêu cầu công việc, đồng thời phát huy vai trò, năng lực và tính chủ động của đội ngũ công chức chuyên môn. Sở Tư pháp trình UBND tỉnh tại kỳ họp tháng 8/2025; UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua tại kỳ họp chuyên đề tháng 9/2025 của HĐND tỉnh Bắc Ninh.