Báo cáo chuyển đổi số năm 2023 của Sở Tư pháp

1. Tình hình triển khai thực hiện.

Thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 và các nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 133/QĐ-UBND ngày 28/01/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Kế hoạch hành động triển khai Quyết định số 06/QĐ-TTg; Sở Tư pháp đã xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án trong ngành Tư pháp, trong đó xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể của các phòng, đơn vị và UBND cấp huyện trong việc triển khai thực hiện. Nội dung Kế hoạch của Sở bám sát nội dung, nhiệm vụ được giao tại Đề án và Kế hoạch của tỉnh, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tiễn của ngành Tư pháp,đảm bảo tính hiệu quả, khả thi cao.

a) Việc thực hiện liên thông 2 nhóm TTHC.

Thực hiện Công văn số 4096/VPCP-KSTT ngày 05/6/2023 của Văn phòng Chính phủ về việc thực hiện nhiệm vụ triển khai 02 nhóm thủ tục hành chính (TTHC) liên thông: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi; Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ chi phí mai táng, trợ cấp mai táng và Công văn số 2721/BTP-HTQTCT ngày 30/6/2023 của Bộ Tư pháp về việc cấp bản điện tử Giấy khai sinh, Trích lục khai tử phục vụ thực hiện liên TTHC; Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 2216/KH-UBND ngày 07/7/2023 về việc tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện 02 nhóm TTHC liên thông; trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của các ngành liên quan trong việc tổ chức tập huấn thực hiện quy trình liên thông cho đối tượng thuộc ngành quản lý.

Thực hiện nhiệm vụ được giao, Sở Tư pháp đã tiến hành tạo tài khoản trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử cho người có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch (Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã), cán bộ tư pháp- hộ tịch và cán bộ văn thư của 126 đơn vị cấp xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh (Theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Tư pháp). Tổng số tài khoản lập mới là 529 tài khoản; đồng thời, từ ngày 24 đến 27/7/2023 đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức Hội nghị tập huấn triển khai thực hiện hai nhóm TTHC liên thông cho 270 cán bộ, công chức hộ tịch tham gia vào quy trình giải quyết hai nhóm TTHC liên thông

Từ khi triển khai thực hiện đến nay, tại Bắc Ninh đã tiếp nhận 4.542 hồ sơ liên thông đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi  và đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ chi phí mai táng, trợ cấp mai táng.

Việc triển khai liên thông các TTHC trên Cổng dịch vụ công quốc gia đã giúp người dân chỉ phải nộp hồ sơ 1 lần nhưng giải quyết được cả 3 TTHC, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và không phải nộp hồ sơ giấy.

b) Việc triển khai thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử; tích hợp, cung cấp các dịch vụ công trực tuyến thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch trên Cổng Dịch vụ công quốc gia được triển khai kịp thời.

Để thuận tiện cho việc giải quyết các TTHC trên môi trường điện tử, Sở Tư pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và Cục Tin học hóa – Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp tiến hành kết nối, liên thông dữ liệu giữa Hệ thống một cửa điện tử, dịch vụ công trực tuyến của tỉnh Bắc Ninh và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung đảm bảo 100% các việc đăng ký hộ tịch được hoàn toàn xử lý trên hệ thống điện tử.

Nhằm khuyến khích người dân thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến theo tinh thần của Đề án 06, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết số 13/2022/NQ-HDND ngày 09/12/2022 quy định mức thu lệ phí hộ tịch, trong đó có quy định giảm 50% lệ phí đối với các trường hợp đăng ký hộ tịch trực tuyến. Các việc hộ tịch đăng ký trực tuyến ngày càng tăng, đến nay có 12.221 việc hộ tịch được đăng ký trực tuyến.

c) Việc triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định 87/2020/NĐ-CP.

 Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch; Trên cơ sở Kế hoạch triển khai xây dựng, thực hiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc của Bộ Tư pháp, Kế hoạch triển khai xây dựng, thực hiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của UBND tỉnh và chỉ đạo của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành thực hiện chuyển đổi, số hóa các dữ liệu hộ tịch trong sổ giấy vào Hệ thống quản lý hộ tịch điện tử.

Theo rà soát, Tổng số sổ hộ tịch cần phải số hóa trên địa bàn tỉnh là 9.216 quyển, tương ứng là 1.209.708 việc.

Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tư pháp và mức kinh phí được cấp, Sở Tư pháp đã lựa chọn số hóa dữ liệu giai đoạn từ năm 2006 đến 01/7/2018 (thời điểm tỉnh triển khai Phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp), vì đây là giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất. Tổng số số sổ cần số hóa giai đoạn này là 5.736 quyển, tương ứng là 766.700 việc. Đến thời điểm hiện nay, đã số hóa xong, đã phê duyệt trên Hệ thống thông tin đăng ký hộ tịch và chuyển lưu chính thức toàn trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Các dữ liệu còn lại (khoảng 600.000 dữ liệu), Sở Tư pháp đã đề xuất, báo cáo UBND tỉnh và sẽ tiếp tục số hóa trong thời gian tới, đảm bảo 100% các dữ liệu hộ tịch trong sổ giấy đang lưu trữ trên địa bàn tỉnh được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

d) Công tác phối hợp với lực lượng công an.

Trong quá trình thực hiện số hóa hộ tịch, để bảo đảm dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đầy đủ, chính xác, thống nhất giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo Đề án 06 và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Sở Tư pháp đã chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch cấp huyện, cấp xã phối hợp với cơ quan công an thực hiện rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; kiểm tra, xác minh, xử lý đối với những trường hợp dữ liệu hộ tịch có sai khác trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC ngày 09/11/2022 giữa Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực- Bộ Tư pháp và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06)- Bộ Công an về việc thực hiện đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo dữ liệu sống, sạch, đủ.

e) Lĩnh vực chứng thực

Việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được triển khai thực hiện trong toàn tỉnh.

Thực hiện Quyêt định 2205/QĐ-UBND ngày 16/11/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh, trong đó có nội dung sửa đổi Quyết định số 881/QĐ-UBND ngày 24/7/2023 về việc công bố danh mục dịch vụ công trực tuyến toàn trình và một phần thực hiện tại 03 cấp áp dụng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh theo hướng: Bãi bỏ, đưa ra khỏi danh mục DVC trực tuyến một phần, DVC trực tuyến toàn trình các TTHC “Chứng thực bản sao từ bản chính” của cấp huyện, cấp xã. Sở Tư pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh đưa vào ứng dụng TTHC “Chứng thực bản sao từ bản chính” kết hợp “Chứng thực điện tử” thực hiện tại Cổng thông tin Dịch vụ công tỉnh Bắc Ninh, đơn giản hóa TTHC, cán bộ thực hiện TTHC và công dân yêu cầu cấp bản sao chứng thực điện tử và chứng thực bản giấy thực hiện chung tại Dịch vụ công tỉnh thay vì làm 2 thủ tục riêng biệt tại 2 Dịch vụ công quốc gia và Dịch vụ công tỉnh.

Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Ngày 23/3/2022, UBND tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 130/QĐ-UBND về việc phê duyệt đề án “ Đẩy mạnh triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực” trên địa bàn tỉnh. Theo đó, Sở Tư pháp phối hợp với Trung tâm Hành chính công tỉnh, UBND các cấp thực hiện các giải pháp để vận động người dân, doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Đồng thời, UBND tỉnh cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh phải chấp thuận các loại hồ sơ, văn bản, giấy tờ chứng thực điện tử khi tiếp nhận các TTHC. Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưững  cho Trưởng/ phó Phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND cấp xã, 100% cán bộ Tư pháp-hộ tịch cấp xã thực hiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Nhằm khuyến khích, động viên cán bộ trực tiếp làm công tác chứng thực điện tử, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ban Nghị quyết số 06/2023/NQ-HĐND ngày 12/4/2023 quy định chế độ bồi dưỡng đối với công chức thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, theo đó, hỗ trợ 20.000đ/lần cho công chức tư pháp trực tiếp tạo lập tài khoản cho công dân bằng số định danh cá nhân khi thực hiện chứng thực điện tử. Từ khi triển khai đến nay đã có 92.535 bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.

2. Một số vướng mắc khi thực hiện.

- Việc tính phí, lệ phí khi thực hiện chứng thực điện tử còn nhiều khó khăn, bất cập trong cách xây dựng, chưa xây dựng được hệ thống thống nhất để tiến hành thu phí chứng thực điện tử tại cơ sở.

- Phần mềm Dịch vụ công quốc gia thường xuyên bị chậm, không liên thông ngay sau khi công dân nộp hồ sơ, dẫn đến tình trạng cán bộ Tư pháp không thể kịp thời tiếp nhận, để giải quyết hồ sơ đúng thời hạn. Việc chuyển hồ sơ sau khi cán bộ Tư pháp làm xong phần việc của mình trên Hộ tịch điện tử để chuyển liên thông tới các cơ quan xử lý hồ sơ tiếp theo cũng xảy ra tình trạng tương tự.

Việc thực hiện 06 bước nộp hồ sơ của Công dân khi thực hiện liên thông thường xuyên xảy ra những lỗi phát sinh khi cập nhật hồ sơ, đăng tải các văn bản, giấy tờ. Rất nhiều lúc công dân nộp đủ 06 bước hoàn thành nhưng hệ thống không phát sinh hồ sơ ngay trong phần mềm hộ tịch điện tử mà mấy tiếng sau, hoặc sang ngày hôm sau mới chuyển thành công gây khó khăn, ức chế cho công dân đi làm những TTHC mà thời gian thực hiện là trong một ngày làm việc.

- Việc không thể liên thông qua Dịch vụ công của tỉnh gây rắc rối cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ khi làm hồ sơ đơn. Các thủ tục đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại khai tử, nếu đang nhập qua phần mềm dịch vụ công tỉnh thì thường xuyên xảy ra việc chậm liên thông. Đa phẩn các TTHC tại Tư pháp cơ sở là TTHC giải quyết trong ngày, nhưng do lỗi khách quan, nhiều thủ tục đã tiến hành tiếp nhận, nhưng mất rất nhiều ngày sau mới liên thông qua phần mềm thực hiện của Bộ Tư pháp dẫn đến tình trạng không khớp với số sổ, số hồ sơ trên phần mềm liên thông, nếu không nhập vào thì không thể in biên lai thu phí, gây nhiều bất cập, khó khăn cho cán bộ tư pháp khi thực hiện các thủ tục hộ tịch khác không qua liên thông.

- Một số máy tính của cán bộ Tư pháp cấp xã, phường có cấu hình thấp, cài hệ điều hành thấp (Windows 7), không được hỗ trợ sử dụng nên không thể cài các phần mềm hỗ trợ liên thông TTHC.

Trên đây tình hình triển khai, một số kết quả đạt được và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện chuyển đổi số năm 2023 của Sở Tư pháp.